Cómo el Ayuntamiento de Long Beach agilizó la contratación a gran escala con Willo
El reto: contratar personal para toda una ciudad, de forma simultánea, a gran escala y en pleno proceso de transformación
El Ayuntamiento de Long Beach no cubre los puestos de trabajo de uno en uno. En cualquier momento dado, los equipos gestionan docenas de puestos simultáneos, desde administrativos de nivel inicial hasta jefes de departamento y profesionales técnicos especializados, y algunos de ellos atraen a más de 1.000 solicitantes. Reducir cada grupo de candidatos a una lista de cinco o seis finalistas se había convertido en un proceso de varios días que requería concertar citas por teléfono y una coordinación manual.
Un cambio estructural hizo que la urgencia fuera inevitable. En virtud de la Medida JB, una reforma de los Estatutos Municipales, los departamentos de Recursos Humanos y de la Función Pública se fusionaron en un único departamento. De la noche a la mañana, el equipo de captación de talento pasó de contar con 9 empleados a más de 20. Su plataforma empresarial existente tenía que adaptarse a este cambio: la asistencia técnica era impersonal y lenta, la experiencia de usuario era rígida y el coste era desproporcionado. El equipo necesitaba una solución escalable y fácil de usar para los candidatos que, además, cumpliera con los estándares de equidad y cumplimiento normativo exigidos por la contratación en el sector público.
Al mismo tiempo, el departamento estaba creciendo. En virtud de la Medida JB, una reforma de los Estatutos Municipales, los departamentos de Recursos Humanos y de la Función Pública se fusionaron en un único departamento, con lo que el equipo de captación de talento pasó de contar con 9 empleados a más de 20.
Por qué Willo: una atención al cliente ágil, una mejor experiencia para los candidatos y un precio razonable
Omar Ramos, director de Administración del Ayuntamiento de Long Beach, conoció a Euan, de Willo, en HR Tech 2024. Ya sabía lo que buscaba y, una semana después, una demostración confirmó que era lo que necesitaban. En comparación con su plataforma empresarial actual, Willo ofrecía una experiencia mucho más intuitiva, opciones flexibles para los candidatos (incluidas las respuestas solo de audio) y asistencia por parte de personas reales que respondían en cuestión de horas, no de días. La decisión estaba clara.
La solución: un proceso de selección único en todos los departamentos, con un toque humano en cada paso
Willo se puso a prueba en el ámbito no clasificado de la contratación del Ayuntamiento (aproximadamente el 40 % de los puestos), ofreciendo una alternativa a la selección telefónica para puestos que iban desde el apoyo administrativo hasta el nivel de director de oficina. Los responsables de contratación de todos los departamentos, muchos de los cuales nunca habían utilizado una herramienta de selección estructurada, pudieron crear evaluaciones específicas para cada puesto y empezar a evaluar a los candidatos con una formación inicial mínima. La adopción se extendió de forma orgánica a medida que surgían nuevas necesidades de contratación.
Para los candidatos, la experiencia supuso un importante paso adelante. En lugar de una entrevista telefónica de una sola oportunidad, los solicitantes podían responder mediante vídeo o audio, hacer pausas y reanudar a su propio ritmo, disponer de tiempo para prepararse antes de grabar y volver a grabar respuestas concretas. Para una ciudad que atiende a una población amplia y diversa, esa flexibilidad contribuyó directamente a los objetivos de equidad, al ofrecer a cada candidato una oportunidad real de presentarse tal y como es, independientemente de su horario, sus capacidades o su familiaridad con la tecnología.
Durante toda la fase de implantación y más allá, el equipo de Willo nos brindó un apoyo práctico, que incluía un gestor de éxito de clientes empresariales dedicado y asistencia técnica las 24 horas del día, los 7 días de la semana, lo que garantizaba que, cuando surgían problemas durante las sesiones en directo con los candidatos, el equipo nunca tuviera que esperar.
Los resultados: una contratación más ágil, mayor equidad y una colaboración pensada para el largo plazo
Willo se implantó inicialmente en el ámbito no clasificado de la plantilla municipal: puestos que quedan fuera del sistema de la función pública clasificada, lo que abarca puestos temporales, estacionales y a tiempo parcial, así como nombramientos a voluntad y de dirección. Allí, como parte de una modernización más amplia del proceso de selección de la City, el tiempo necesario para contratar a un candidato se ha reducido de entre 6 y 8 meses a una media de 90 días laborables, gracias a que las evaluaciones por vídeo unidireccionales de Willo ayudan a los equipos a identificar a los candidatos más sólidos antes incluso de que estos entren en la sala de entrevistas.
Las entrevistas presenciales siguen siendo fundamentales, ya que se llevan a cabo en alrededor del 90-95 % de las contrataciones, aunque para algunos puestos de nivel inicial basta con una evaluación de Willo. Y gracias a la posibilidad de preseleccionar a más de 1.000 candidatos para un mismo puesto sin necesidad de realizar llamadas telefónicas, los equipos de selección dedican ahora su tiempo a reunirse con los candidatos con más probabilidades de tener éxito.
Lo que resulta más difícil de cuantificar, pero no por ello menos importante, es el cambio en la experiencia de los candidatos. La flexibilidad para grabar en las condiciones que ellos elijan, disponer de tiempo para prepararse y optar por el formato de audio o vídeo ha ampliado el abanico de personas que pueden dar una buena impresión. Los responsables de selección se hacen una idea real de la energía y la adecuación de un candidato antes incluso de que tenga lugar una sola entrevista.
Próximos pasos: estudiar la ampliación a puestos clasificados y crear un sistema de contratación unificado
Tras haber probado el modelo en la contratación de personal no clasificado, el Ayuntamiento de Long Beach está estudiando ahora la posibilidad de ampliar el papel de Willo a sus procesos de selección de personal clasificado, puestos que representan el 60 % de los puestos de la organización.
