Lo exigen los gobiernos y es una buena práctica. Pero eso no significa que verificar la identidad de tus empleados sea menos, bueno, molesto.
Hasta ahora.
Las comprobaciones del derecho al trabajo y la verificación de la identidad son una parte silenciosa pero esencial del proceso de contratación e incorporación. Y ahora pueden hacerse digitalmente.
En esta guía aprenderás:
- Diferencia entre verificación de la identidad (IDV) y verificación del derecho al trabajo (RTW).
- Casos prácticos y ventajas de un enfoque digital de IDV y RTW.
- Cómo digitalizar fácilmente su proceso IDV y RTW.
¿Qué diferencia hay entre los controles de identificación (IDV) y los controles del derecho al trabajo (RTW)?
Ambos términos se refieren a la misma práctica: comprobar que alguien es quien dice ser y que cumple los requisitos legales para trabajar para usted.
El término que se utilice, sin embargo, es una cuestión de geografía.
- En el Reino Unido e Irlanda, se llama control del derecho al trabajo.
- En el resto del mundo, se llama verificación de identidad (con alguna variabilidad local en Estados Unidos).
Los cuatro problemas de la verificación manual de la identidad
Normalmente, la verificación de la identidad ha sido un proceso manual.
Cuando un nuevo empleado empieza a trabajar en una empresa, tiene que presentarse en persona en una oficina (independientemente de si el puesto es remoto o geolocalizado). A partir de ahí, un responsable de RRHH coge el pasaporte o documento de identidad del empleado, lo escanea y lo envía a la oficina gubernamental pertinente. Entonces obtienen una confirmación sobre si la persona está legalmente autorizada a trabajar para la empresa. Fin del proceso.
Suena inocuo, pero la naturaleza manual de este proceso causa cuatro problemas clave:
1. Tiempo: Este proceso dura sólo unos minutos por persona, lo que significa que puede llevar horas si una empresa está incorporando a varios empleados a la vez.
2.Riesgo: Cuando las empresas realizan sus propios controles manualmente, asumen todos los riesgos. Si alguien utiliza un documento de identidad falso que, de algún modo, ha superado el escáner del gobierno, usted tiene que pagar las multas que pueda imponer el gobierno. Y eso sin contar con los costes de rotación de personal.
3.Experiencia del empleado: Lo último que quieren los nuevos empleados el primer día es que alguien cuestione la validez de su pasaporte. No solo es una experiencia extraña desde el punto de vista personal, sino que además retrasa su incorporación, lo que significa que están de servicio pero no pueden trabajar.
4.Experiencia de trabajo a distancia: Si contratas a un empleado a distancia, ¿realmente quieres pagarle para que vaya a tu oficina a verificar su identidad? Es posible que vengan en persona de todos modos para la incorporación, pero este valioso tiempo debería dedicarse a conectar con los compañeros en lugar de a rellenar papeleo gubernamental.
Un avance digital
En 2022, el Ministerio del Interior del Reino Unido se alineó con otros gobiernos del mundo al permitir que terceros proveedores realicen comprobaciones digitales del derecho al trabajo.
También existe una opción DIY (hágalo usted mismo) con el gobierno británico para las empresas ubicadas en el Reino Unido. Sin embargo, esta opción no elimina los problemas de tiempo, riesgo o experiencia de los empleados; sigue siendo fundamentalmente el mismo proceso manual con un paso digitalizado. Aunque esto es útil para los trabajadores remotos, no ayuda tanto a otros empleados o a los miembros del equipo de RRHH.
Integración de la verificación de identidad digital en su proceso de contratación
Desde el punto de vista de terceros, un servicio de verificación de identidad digital debe abarcar las cuatro áreas clave: ahorrar tiempo, reducir los riesgos para las empresas, mejorar la experiencia de incorporación y funcionar bien para los trabajadores remotos.
Este enfoque cuádruple se convirtió en la base de los servicios de verificación de identidad digital y de comprobación del derecho al trabajo de Willo, que las empresas pueden implantar de dos maneras.
1. Verificación de identidad autónoma
Las empresas de todo el mundo compran créditos para la verificación de la identidad y el derecho al trabajo, con precios tan bajos como 2 £/ 2,50 $ por comprobación. Los candidatos completan el proceso de verificación en un sistema basado en navegador, por lo que no es necesario descargar ninguna aplicación. Los reclutadores pueden revisar las respuestas en su ATS o en el panel de control de Willo.
Cuando envías la solicitud de verificación de identidad, Willo se encarga de todo: recopilamos los documentos pertinentes de los candidatos y los comprobamos con las oficinas gubernamentales necesarias. Nosotros nos encargamos de la verificación y tú no tienes que mover un dedo.
2. Dentro de una entrevista Willo
Para los clientes de Willo, la verificación del DNI y del derecho al trabajo puede añadirse a cualquier paso del proceso de entrevista. Recopilamos todos los documentos y cargamos automáticamente la verificación en el expediente del candidato en tu panel de control de Willo. Si tienes alguna integración configurada, la información también se sincronizará con tus otras plataformas.
Esto no sólo le ahorra tiempo, sino que también mejora notablemente la experiencia del candidato. Cuando finalmente contrate a un nuevo empleado, Willo ya habrá verificado su identidad, por lo que el primer día podrá centrarse en la incorporación, la formación y la creación de nuevas conexiones. También funciona perfectamente para los trabajadores remotos, ya que no tendrán que presentarse con un pasaporte o documento de identidad en persona.
Facilitar la contratación a todos
Creemos que todo software de entrevistas debe facilitar la vida tanto a los candidatos como a los equipos de RRHH. Esa ética se convirtió en la base de Willo y sigue inspirando todo lo que creamos: la verificación digital de identidad y las comprobaciones del derecho al trabajo no son una excepción.
Más información sobre el DNI digital y los controles del derecho al trabajo con Willo
