Contratar a un asistente virtual (VA) puede ser estresante. En primer lugar, hay que buscar entre las distintas opciones, y la gran pregunta que hay que plantearse es si se trata de un asistente externo o externo. Después, es posible que tengas que evaluar a varios candidatos antes de seleccionar a alguien.
Y aunque el proceso es similar al de la contratación de empleados a tiempo completo, hay algunos elementos únicos que hay que tener en cuenta.
Esta miniguía explica esos elementos únicos y cómo gestionar todo el asunto.
1. Identifique sus necesidades
Es injusto agrupar a todos los asistentes virtuales bajo la simple categoría de "VA" debido a la variedad de habilidades (y la calidad del trabajo) que puedes obtener. Dentro del ecosistema de las VA, puedes obtener asistencia en una variedad de tareas:
Administración general: estas tareas son un reflejo del "asistente" tradicional e incluyen la reserva de reuniones, el envío de recordatorios, el seguimiento de las tareas y la rendición de cuentas.
Administración financiera: estas tareas pueden consistir en la introducción de datos -por ejemplo, rellenar y enviar facturas- hasta una compleja contabilidad. En algunos casos, las VAs tienen incluso designaciones contables y pueden entender complicados cierres de libros financieros.
Apoyo a la comercialización y las ventas: una amplia variedad de tareas, en función de las habilidades de la VA, desde el diseño hasta la redacción de textos y la edición de audio o vídeo.
Si usted puede hacerlo en un ordenador, una VA puede hacerlo. Por eso es esencial identificar primero tus necesidades, o te perderás en un mar de posibles candidatos.
2. Entender los "dos grandes" factores de riesgo de la VA
Piense conscientemente en los dos factores que pueden hacer que su experiencia como VA sea decisiva: los conocimientos lingüísticos y el presupuesto.
Aunque muchas VAs dominan el inglés, existen múltiples niveles de fluidez, desde la fluidez técnica hasta el habla nativa con comprensión cultural.
Los precios de los asistentes virtuales tienen tres palancas: el nivel de habilidad de la VA, el enfoque y la carga de clientes. Por ejemplo, una asistente virtual con una gran experiencia en diseño que trabaje con revistas de alto nivel probablemente cobrará más que alguien que acaba de aprender a usar Canva.
A la hora de elegir qué nivel de VA necesita, vuelva a sus necesidades (punto uno, arriba). Su presupuesto debe aumentar a medida que necesite mayor calidad, confidencialidad, confianza con su VA, y si tiene un margen de error limitado. Si las tareas son importantes pero flexibles, puede ahorrar dinero con alguien más joven o sin experiencia. Pero si necesita que algo se haga bien, un presupuesto más bajo podría dar lugar a rehacerlo, lo que a la larga costaría más.
3. Redactar una descripción clara del puesto de trabajo
Al igual que en cualquier ejercicio de contratación, se necesita una descripción clara de la función que enumere: las tareas principales, las responsabilidades de la función, las cualificaciones necesarias y la remuneración. Un ejemplo es la Guía de funciones, una estructura sugerida por la consultoría laboral Bloom.
Erin Booth, una entrenadora de asistentes virtuales y YouTuber, explicó que las VAs son únicas en comparación con los empleados de tiempo completo porque también necesitarás "planear cuántas horas por semana o por mes anticipas que necesitarás asistencia."
En todos los casos, no te olvides de facilitar a alguien la solicitud: dale las instrucciones que quieres que siga.
4. Hacer las preguntas correctas en la entrevista
Si pones una convocatoria en una gran plataforma como Upwork, lo más probable es que no tengas tiempo para entrevistar o examinar a todos los candidatos. En estos casos, utiliza plataformas de videoentrevistas para gestionar el proceso.
Por el contrario, si consigues una referencia de confianza o un par de contactos de alta calidad, puedes conectarte en directo para entrevistarlos (ya sea en persona, si ambos estáis en la misma zona, o mediante videochat).
En ambos casos, céntrate en hacer preguntas que te den confianza para que esta persona pueda quedarse a largo plazo.
- Presentaciones.
- Tipos de trabajo en los que son buenos / más fuertes.
- Para que te hablen de ejemplos de trabajos que hayan hecho similares al tuyo, o si son nuevos, de qué experiencia(s) tienen que demuestran que están cualificados para el puesto.
A la hora de calificar las entrevistas y, en última instancia, de tomar la decisión de contratar a alguien, Booth dice que hay que prestar especial atención al tono y al lenguaje corporal, señales no verbales que constituyen el 65% de las comunicaciones en las entrevistas.
5. Prepare a su VA para el éxito
Sea cual sea la tarea que quieras que asuma tu VA, tienes que capacitarla para que lo haga. Booth recomienda tres elementos tecnológicos clave: un sistema para compartir archivos, una plataforma de gestión de tareas y una forma de compartir contraseñas.
"Si los dos parten de cero, es decir, sin ningún sistema establecido, una AV no puede hacer mucho por ti", explica Booth.
Además, Booth recomienda que te grabes a ti mismo haciendo ciertas tareas si hay una forma específica en la que te gusta hacerlas (grabación de pantalla si es una tarea digital). De este modo, puedes mostrar a tu VA cómo quieres que se haga en lugar de que tenga que suponerlo.
"Cuanto más organizado esté antes de contratar a una VA, más rápido será el proceso de incorporación y aprendizaje", afirma Booth.
El post-internado es una iteración
Bien, ya tienes tus sistemas configurados. Pero hay otras dos cosas que Booth advirtió. La primera es darse cuenta y luchar contra las tendencias perfeccionistas. Con los asistentes virtuales, es fácil caer en la trampa de esperar la perfección tanto de ti como de ellos, lo que lleva a la decepción si las primeras tareas no son increíbles. En lugar de eso, date cuenta de que tu relación de trabajo puede (y debe) mejorar con el tiempo.
La segunda es darse cuenta de que su VA puede proporcionar una gran retroalimentación si sólo lo pide, compartiendo consejos sobre cómo pueden ayudarle más y cómo puede lograr diferentes tareas. Aunque las VAs son conocidas por hacer trabajo administrativo, a menudo tienen mentes estratégicas y son grandes organizadoras.
Una vez que su VA esté en funcionamiento, también es fundamental que se dé cuenta de que es un miembro de pleno derecho del equipo de su empresa. Aunque no trabajen a tiempo completo ni se unan a ti en una oficina, realizan una gran cantidad de trabajo importante y deben ser evaluadas con potencial a largo plazo.
"Tu VA no es sólo un asistente, puede ser un miembro de tu equipo a largo plazo", dijo Booth.
